Cotización vs Factura: ¿cuál envías primero y por qué importa?

Son dos documentos distintos con momentos distintos. Usarlos al revés, o confundirlos, puede generarte problemas legales o simplemente hacer que el cliente no te pague cuando debe. Acá va la diferencia clara.

La diferencia en una frase

La cotización va antes de hacer el trabajo: es una oferta de precio que el cliente puede aceptar o no. La factura va después: es el documento que dice "ya entregué, ahora págame".

¿Qué es una cotización?

Es una propuesta comercial. Le dices al cliente cuánto va a costar tu producto o servicio, bajo qué condiciones y por cuánto tiempo es válida esa oferta. No obliga a ninguna de las dos partes todavía.

Cuando el cliente dice "acepto", la cotización se convierte en la base del acuerdo. A partir de ese momento, haces el trabajo.

Características de una cotización:

• Tiene fecha de vencimiento (normalmente 15 o 30 días)
• No es obligatoria — el cliente puede rechazarla o negociar
• No es un documento fiscal
• Puede tener número correlativo (COT-00001)
• Se emite antes de hacer el trabajo

¿Qué es una factura?

Es el documento que formaliza la transacción económica. Dice que prestaste un servicio o vendiste un producto y que el cliente te debe ese dinero (o ya te lo pagó). Dependiendo del país, puede tener validez fiscal y contable.

Características de una factura:

• Se emite después de hacer el trabajo o al momento de la entrega
• No tiene "vencimiento de oferta" — el precio ya está acordado
• Puede ser obligatoria para deducciones fiscales del cliente
• Tiene número correlativo (FACT-00001)
• Sirve como respaldo contable para ambas partes

El flujo correcto en un negocio

¿Y si el cliente me pide la factura antes de aprobar la cotización?

Eso pasa a veces, especialmente en empresas grandes que necesitan el documento para sus procesos de compra. En ese caso puedes emitir una factura pro forma — que tiene el mismo formato que una factura normal pero está marcada como provisional y no tiene validez fiscal hasta que se confirme el pago.

¿Se puede convertir una cotización en factura?

En CotizzaPro, sí. Con un clic conviertes la cotización aprobada en factura — sin volver a escribir los datos del cliente ni los ítems. Ahorra mucho tiempo cuando manejas varios proyectos a la vez.