Cotización vs Factura: ¿cuál envías primero y por qué importa?

Son dos documentos distintos con momentos distintos. Usarlos al revés, o confundirlos, puede generarte problemas legales o simplemente hacer que el cliente no te pague cuando debe. Acá va la diferencia clara.

La diferencia en una frase

La cotización va antes de hacer el trabajo: es una oferta de precio que el cliente puede aceptar o no. La factura va después: es el documento que dice “ya entregué, ahora págame”.

Qué es una cotización

Es una propuesta comercial. Le dices al cliente cuánto va a costar tu producto o servicio, bajo qué condiciones y por cuánto tiempo es válida esa oferta. No obliga a ninguna de las dos partes todavía.

Cuando el cliente dice “acepto”, la cotización se convierte en la base del acuerdo. A partir de ese momento, haces el trabajo.

Características de una cotización:

• Tiene fecha de vencimiento (normalmente 15 o 30 días)
• No es obligatoria — el cliente puede rechazarla o negociar
• No es un documento fiscal
• Puede tener número correlativo (COT-00001)
• Se emite antes de hacer el trabajo

Qué es una factura

Es el documento que formaliza la transacción económica. Dice que prestaste un servicio o vendiste un producto y que el cliente te debe ese dinero (o ya te lo pagó). Dependiendo del país, puede tener validez fiscal y contable.

Características de una factura:

• Se emite después de hacer el trabajo o al momento de la entrega
• No tiene “vencimiento de oferta” — el precio ya está acordado
• Puede ser obligatoria para deducciones fiscales del cliente
• Tiene número correlativo (FACT-00001)
• Sirve como respaldo contable para ambas partes

El flujo correcto en un negocio

¿Y si el cliente me pide la factura antes de aprobar la cotización?

Eso pasa a veces, especialmente en empresas grandes que necesitan el documento para sus procesos de compra. En ese caso puedes emitir una factura pro forma— que tiene el mismo formato que una factura normal pero está marcada como provisional y no tiene validez fiscal hasta que se confirme el pago.

Se puede convertir una cotización en factura

En CotizzaPro, sí. Con un clic conviertes la cotización aprobada en factura — sin volver a escribir los datos del cliente ni los ítems. Ahorra mucho tiempo cuando manejas varios proyectos a la vez.